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Offerieren (Kunde) - bestellen (Lieferant) - ausliefern (Kunde)

Hier wird beschrieben, wie aus einer Bestellung eines Kunden bei einem Lieferanten die Waren für den Kunden bestellt werden. Anschliessend werden die Waren zugeliefert und dann dem Kunden weitergereicht und verrechnet:
-> DebiAuftrag -> Bestellungspositionen -> KrediAuftrag -> Einlieferung von Lieferant -> Lieferschein -> Fakturierung.

1. Der DebiAuftrag (Einfache Handhabung)
Der DebiAuftrag begleitet Sie von der Offerte über die Auftragsbestätigung bis zum Lieferschein. Anschliessend wird fakturiert (siehe DebiFakt weiter unten).

1.1 Offerte für den Kunden erstellen
Hier werden Ihrem Kunden Waren offeriert.

Erstellen Sie zuerst einen DebiAuftrag des Typs "Offerte". Klicken Sie hier um zu lesen, wie das geht. Schicken Sie diese dem Kunden zu und verändern Sie diese Offerte so lange, bis der Kunde Ihrem Auftrag mit seiner Unterschrift zustimmt.

Hinweise  

1.2 Aus Offerte eine Auftragsbestätigung erzeugen
Wenn der Kunde zugestimmt hat, erzeugen Sie aus der Offerte eine Auftragsbestätigung. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Hauptregister unter "Finanz" auf die Taste "DebiAuftrag".
  2. Markieren Sie jene Offerte mit einem Mausklick, aus der Sie eine Auftragsbestätigung erzeugen möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol "Neuer Datensatz".
  3. Im nun folgenden Dialog wählen Sie "Auftragsbestätigung" und den Knopf "aus markiertem Auftrag erstellen" an. Auch die Taste "Laufnummer kopieren" würden Sie anklicken, damit die Offerte und die Auftragsbestätigung unter der gleichen Auftragsnummer einfach gefunden werden können. Es werden nun alle Positionen aus der Offerte in die neue Auftragsbestätigung übernommen

Hinweis

1.4 Lieferschein erstellen
Gehen wir mal davon aus, dass Sie schon alle Waren parat haben und versenden möchten.
Aus der für den Kunden vorher erstellten Auftragsbestätigung soll hier ein Lieferschein erstellt werden:

  1. Klicken Sie im Hauptregister unter "Finanz" auf die Taste "DebiAuftrag".
  2. Markieren Sie jene Auftragsbestätigung mit einem Mausklick, aus der Sie einen Lieferschein erzeugen möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol "Neuer Datensatz".
  3. Im nun folgenden Dialog wählen Sie "Lieferschein" und den Knopf "aus markiertem Auftrag erstellen" an. Auch die Taste "Laufnummer kopieren" würden Sie anklicken, damit die Auftragsbestätigung und der Lieferschein unter der gleichen Auftragsnummer einfach gefunden werden können. Es werden nun alle Positionen aus der Auftragsbestätigung in den neuen Lieferschein übernommen
  4. Der Lieferschnein wird nun erstellt.

Hinweis

 

2. Der DebiAuftrag (komplexere Handhabung)
Die Erstellung von Offerte und Auftragsbestätigung erfolgt gleich wie oben unter Punkt 1 und folgende. Gleich vorher gingen wir davon aus, dass Sie alle nötigen Artikel an Lager hatten und sofort einen Lieferschein erstellen konnten.
In diesem Abschnitt machen wir eine Schlaufe, denn wir gehen davon aus, dass Sie vor der Auslieferung noch Artikel bei Ihren Lieferanten einkaufen müssen.

2.1 Waren vom Lager nehmen oder beim Lieferanten bestellen?
In der Auftragsbestätigung hat es ein spezielles Register wo man entscheiden kann, wie die Waren für den Kunden beschafft werden sollen. Das Register heisst "Auftrags-Stückliste". Sie sehen hier ebenfalls die Auftragspositionen aufgelistet, aber mit weiteren Angaben dazu wie z.B. der aktuellen Lagermenge der Artikel.

  1. Geben Sie im Feld "ab Lager" ein, welche Menge des Artikels aus dem Lager bezogen und ausgeliefert werden soll. Diese Menge wird nun im Lager "reserviert".
  2. Geben Sie im Feld "bestellen" ein, welche Menge des Artikels bei einem Lieferanten bestellt werden soll.
  3. Geben Sie im Feld "produzieren" an, welche Menge des Artikels intern zu produzieren ist.
  4. Schliessen und speichern Sie die Auftragsbestätigung.

Hinweis

2.2 Offene-Bestell-Positionen
In der Auftragsbestätigung definieren wir im Register "Auftrags-Stückliste", welche Artikel bei den Lieferanten bestellt werden müssen.

  1. Geben Sie ein, welche Menge jeder Auftragsposition beim Lieferanten bestellen möchten.
  2. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf den Knopf "Offen-Pos." erstellen. Es werden dann die bei Ihren Lieferanten zu bestellenden Waren aussortiert und für den weiteren Bestellvorgang parat gemacht.
  3. Sie können auf die Taste "Offen-Pos Modul öffnen" klicken um zu prüfen, dass die richtigen Artikel mit den entsprechenden Bestellmengen erzeugt wurden.

Die zu bestellenden Artikel wurden nun für die Bestellung bei den Lieferanten vorbereitet. Die Bestellungsvorschläge sind jetzt in einer Liste zusammengefasst. Sie können diese im Finanzmodul unter Offen-Bestell-Pos anzeigen lassen.

Hier finden Sie alle Positionen, die bestellt werden müssen oder jemals bestellt wurden. Lassen Sie sich nur jene anzeigen, die aktuell zu bestellen sind und stellen Sie den Filter "Auftragsstatus" in der Liste auf den Status "in Erstellung" und klicken Sie auf das Symbol "Zeige alle Einträge".

Hinweis: Sie können hier auch manuell neue Einträge erstellen. Dies zum Beispiel um Einkäufte für Ihr Warenlager vorzubereiten.

2.3 Der KrediAuftrag (Lieferantenbestellung)
Während des Tages häufen Sie in den oben beschriebenen Offenbestellpositionen Artikel an. Dies machen eventuell Ihre Verkäufer oder Projektleiter. Ihre Einkäufer werden gegen Abend die Bestellungen bei Ihren Lieferanten absetzen. Alle Waren in der Liste der Offenbestellpositionen werden nun durchgeschaut und Ihre Einkäufer entscheiden, welche Artikel zu welchen Mengen sie bei welchem Lieferanten am schnellsten und günstigsten einkaufen können. Es werden gleich Sammelbestellungen platziert, um Kleinmengenzuschläge und Portokosten vermeiden zu können.

2.3.1 Bestellung im Webshop des Lieferanten

Heute bestellt man je länger je mehr direkt im Webshop eines Lieferanten.

  1. Sortieren Sie die "Offen-Bestell-Pos" nach dem Lieferanten.
  2. Öffnen Sie die erste "Offen-Bestell-Pos" dieses Lieferanten.
  3. Gehen Sie ins Internet und loggen Sie sich im Webshop Ihres Lieferanten ein.
  4. Kopieren Sie sich die Lieferantenbestellnummer aus der geöffneten "Offen-Bestell-Pos" und suchen Sie damit den Artikel im Webhop des Lieferanten. Tragen Sie die Webbestellungsnummer im Feld "Bestellinfos" ein.
  5. Tragen Sie in die geöffnete "Offen-Bestell-Pos" eventuell auch das voraussichtliche Lieferdatum und andere Infos ein.
  6. Schliessen Sie die Bestellung beim Lieferanten ab.

2.3.2 Bestellung beim Lieferanten per Mail (PDF) oder Fax mittels Bestellungsblatt

Weil Sie bei jedem Artikel einen Hauptlieferanten definiert haben, können Sie aus der Liste mehrere "Offen-Bestell-Pos" auswählen und über das Symbol "Spezialfunktionen" -> "Aufbereitung / Zuweisung" -> "Lieferantenbestellauftrag erstellen" pro Lieferant einen KrediAuftrag erzeugen lassen. Diesen können Sie ausdrucken und dem Lieferanten mailen oder Faxen.

2.4 Lagereingang der Waren
Die Ware wurde beim Lieferanten bestellt und gerade angeliefert. Sie sollen nun in Ihr Lager eingebucht werden.

2.4.1 Variante A (über Lagerbewegung)
Falls in Ihrer Firma eine Lagerist für die Lagereinbuchung zuständig ist, so wird dieser das boaTOOLS-Artikelmodul verwenden, um die Waren einzubuchen:

  1. Öffnen Sie im Hauptmenü unter dem Register "Artikel" mit der Taste "Lagerbewegungen" die Liste der Lager-Ein-/Ausbuchungen.
  2. Klicken Sie auf "Neuer Eintrag".
  3. Geben Sie Artikelcode, einen Teil der Artikelbezeichnung ein und drücken Sie die Tabulatortaste um den Artikel zu suchen. Sie können den Barcode auch mit einer entsprechenden Scannerpistole abschiessen. Der Artikel wird nun angezeigt.
  4. Wählen Sie unter "Bewegungsart" den Typ "Lagereingang", da Sie nun die vom Lieferant gelieferten Artikel ins Lager einbuchen möchten.
  5. Falls erwünscht, können Sie im Feld "Bemerkungen" Hinweise zur gelieferten Ware eingeben (z.B. ob die Verpackung defekt ist).
  6. Klicken Sie auf den Knopf "Lagerbewegung buchen", um die zahlenmässige Einbuchung ins Lager vorzunehmen.
  7. Falls Sie einen Artikel einbuchen, der in einem offenen KrediAuftrag (Lieferantenbestellung) zu finden ist,  werden Sie von den boaTOOLS gefragt, ob der Artikel dem KrediAuftrag zugeordnet werden soll. Sobald Sie das letzte für den KrediAuftrag fehlende Stück einbuchen, wird der Auftragsverantwortliche von den boaTOOLS per Email informiert, dass der Auftrag komplett ist.
  8. Falls Sie einen Artikel einbuchen, der als ungelieferte "Offene-Bestell-Pos" zu finden ist, werden Sie gefragt, ob der Artikel der "Offen-Bestell-Pos" zugeordnet werden soll. Auf der "Offen-Bestell-Pos" wird dann auch die gerade gelieferte Menge des Artikels abgebucht.
  9. Falls erwünscht, können Sie gleich die gelieferten Seriennummern des Artikels eingeben.

2.4.2 Variante B (über Offen-Bestell-Pos)
Falls in Ihrer Firma die Einkäufer auch gleich die Waren entgegennehmen, so wird sich die Person mit den "Offen-Bestell-Pos" gut auskennen und gleich dort die Abwicklung ausführen wollen.

  1. Öffnen Sie die dem gelieferten Artikel entsprechende "Offen-Bestell-Pos".
  2. Geben Sie im Bereich "Lieferung" die gelieferte Menge und das Lieferdatum an. Stellen Sie den Status der "Offen-Bestell-Pos" auf "gelieferte" oder "teilweise geliefert". Speichern Sie nun die "Offen-Bestell-Pos".
  3. Falls der Artikel in den boaTOOLS im Lager geführt wird, so öffnet sich nach dem Speichern gleich das entsprechende Lagerbewegungsfenster und Sie können die Lagerbuchung vornehmen.

2.5 Lieferscheine erstellen
Aus der für den Kunden vorher erstellten Auftragsbestätigung soll hier ein oder mehrere Lieferscheine erstellt werden. Mehrere wären dann nötig, wenn Sie Ihre Waren nicht in einem Rutsch liefern können, sondern Teillieferungen machen möchten.

  1. Klicken Sie im Hauptregister unter "Finanz" auf die Taste "DebiAuftrag".
  2. Öffnen Sie die Auftragsbestätigung, aus der Sie Lieferscheine erzeugen möchten. Gehen Sie ins Register "Auftragspositionen".
  3. Markieren Sie alle jene Auftragspositionen, die Sie in den Lieferschein übernehmen wollen. Klicken Sie nochmals mit dem Kontextmenü auf die markierten Positionen und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Lieferschein erstellen".
  4. Der Lieferschnein für die ausgewählten Positionen wird nun erstellt.

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