Hier wird beschrieben, wie Dokumentvorlagen erstellt oder verändert werden können.
1. Bestehende Vorlagen anschauen
Im Hauptfenster gehen Sie ins Register "Dokumente". Dort drin finden Sie die Taste "Vorlagen", mit der Sie die Liste der bestehenden Vorlagen öffnen können. Öffnen Sie dort eine bestehende Briefvorlage.
Es öffnet sich nun der in die boaTOOLS integrierte Texteditor. Mit ihm kann man ähnlich arbeiten, wie man es sich von einem gängigen Texteditor wie "Microsoft Word" gewohnt ist.
Etwas ungewohnt sind eventuell die grauen Felder. Dies sind die Felder der Datenbank und symbolisieren in einem konkreten Fall zum Beispiel einen Strassennamen oder den Vornamen eines Kunden. Wenn man zum Beispiel einem Kunden später einen Brief schreiben wird, so wird zum Beispiel an die Stelle der grauen Adressvariable die effektive Postanschrift des Kunden gesetzt. Mit der Symboltaste "Referenzen anzeigen", können Sie Sich die grauen Felder anzeigen lassen oder sie verbergen. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie sehen möchten, wie das Blatt in der Druckform in etwa ausschaut.
2. Normale Vorlage verändern
2.1 Von der Vorlage eine Kopie machen
Im Hauptfenster gehen Sie ins Register "Dokumente". Dort drin finden Sie die Taste "Vorlagen", mit der Sie die Liste der bestehenden Vorlagen öffnen können. Wir schlagen Ihnen vor, eine bestehende Vorlage zu duplizieren und dann an der Kopie Änderungen vorzunehmen. Wenn etwas schief geht, können Sie so einfach bei der funktionierenden Originalvorlage nachschauen oder nochmals von vorne beginnen.
2.2 Textänderungen
Sie können Texte neben den grauen Feldern praktisch nach belieben ändern. Beachten Sie allenfalls rechtliche Bedingungen bei Vorlagen im Finanz- und Vertragsbereich.
2.3 Formatierungsänderungen
Sie können sowohl den normalen Text als auch die grauen Felder nach belieben formatieren, d.h. fetter, farbiger, grösser und kleiner machen oder die Schrift ändern. Markieren Sie einfach den entsprechenden Textabschnitt und ändern Sie die Formatierung.
2.4 Kopf- und Fusszeilen
Jeder Dokumentvorlage kann eine Kopf und eine Fusszeile zugewiesen werden.
Die Kopf-, respektive Fusszeile, wird jeweils in einer separaten Dokumentvorlage definiert und können dort bearbeitet werden. Es können mehrere Kopf- und Fusszeilen nebeneinander existieren. In der Vorlage, wo die jeweilige Kopf- oder Fusszeile eingefügt werden soll muss man aber definieren, welche der verschiedenen vorhandenen Kopf- oder Fusszeile verwendet werden soll.
In die Kopf- oder Fusszeilenvorlage eingefügte Bilder werden nur für den Ausdruck eingefügt und danach wieder gelöscht, damit die Datenbank nicht unnötig Speicherplatz verschwendet.
2.5 Datenbankfelder
In den Vorlagen sind alle in der Regel nötigen Datenbankfelder schon eingebaut.
Hinweis:
Sie können auch selber solche Felder in einen Brief einfügen. Klicken Sie mit gedrückter rechter Maustauste (Kontextmenü) einfach an den gewünschten Ort in der Briefvorlage und wählen Sie den Menüeintrag "4D-Ausdruck einfügen". Es wird Ihnen dann eine Liste mit Datenbankfeldern angezeigt, aus der Sie ein Feld auswählen können.
Wichtig ist zu wissen, dass nicht alle Felder verknüpft werden können. Zum Beispiel könnte kein Preis eines Artikels bei einem Brief an einen Kunden eingefügt werden, da es keine direkte programmiertechnische Verbindung (Relation) zwischen einer Adresse und einem Artikelpreis gibt. Für weitere Fragen kontaktieren Sie Ihren Systemintegrator.
3. Vorlagen mit Positionenlisten (Auftragsvorlagen, Fakturavorlagen) verändern
3.1 Generell wie die anderen normalen Vorlagen
Vorlagen für Offerte, Auftragsbestätigung, Rüstschein, Lieferschein und Fakturen sind etwas speziell. Bezüglich Text und Formatierungsänderungen können sie so behandelt werden wie die normalen Vorlagen, siehe oben.
Speziell ist die zusätzliche Möglichkeit, die Positionenliste (z.B. Bereich in der Offerte, wo die offerierten Waren aufgezählt werden) zu konfigurieren. Seien Sie gewarnt - diese Anpassungen können ziemlich anspruchsvoll und komplex werden. Wir empfehlen die Anpassungen durch einen authorisierten Sytemintegrator durchführen zu lassen.
3.2 Verändern der anzuzeigenden Spalten
Öffnen Sie mit folgendem Link das Register "Tabelle". Sie können dort definieren, welche Informationen in welcher Reihenfolge pro Artikelposition aufs Blatt geschrieben werden sollen (siehe Feldererrklärung auf der entsprechenden Hilfeseite).
Um ein neues Feld einzufügen, klicken Sie auf das Symbol "Neuer Datensatz". Definieren Sie dann zuerst mit dem Feld "Folgenr." an welcher Position das Feld eingefügt werden soll. Definieren Sie anschliessend die Eintragsart. Sie können "Felder" aus der Datenbank einfügen oder "Formeln" mit speziellen Befehlen.
Wenn Sie "Felder" wählen, können Sie anschliessend aus einem bestimmten boaTOOLS-Bereich (Datenbank-Tabellen) ein bestimmtes Feld bestimmen, das dann eingefügt wird. Falls es eine Zahl ist, können Sie unter "Format" die Kommastellen-Formatierung bestimmen.
Nun bestimmen Sie mit "Trennzeichen", ob auf Ihrem Blatt nach dem eingefügten Feld ein Tabulator "<>Tab" oder eine Zeilenschaltung "<>CR" folgen soll.
Zuletzt gilt es noch bei "Stilvorlage" die für die jeweiligen Variablenfelder zu verwendende Stilvorlage zu bestimmen. Lesen Sie im nächsten Abschnitt, was es mit der Stilvorlage auf sich hat.
Wenn Sie "Formel" wählen, können Sie spezielle Befehle einfügen. Zum Beispiel können Sie Tabulatoren setzen, ohne dass ein Datenbankfeld angegeben werden muss. Tragen Sie dazu bei "Variableninhalt" die Zeichenfolge "<>Tab" ein.
3.3 Verändern der zugeordneten Stilvorlagen
Mittels der Stilvorlage können Sie festlegen, wie diese Felder nun exakt aufs Blatt gesetzt werden. Sie können pro Absatz Schriftart, Schriftgrösse und weitere Formatierungen bestimmen, um das Aussehen der Liste zu verändern.
Das Abdrucken der Felder wird durch die Tabulatoren bestimmt. Zuerst kommt z.B. ein Feld, dann ein Tabulator, dann wieder ein Feld und wieder ein Tabulator. Diese Tabulatoren muss man ausrichten, damit die Felder genau dort gedruckt werden, wo man sie haben will.
Wenn Sie Felder also gelöscht oder hinzu gefügt haben, müssen Sie die Tabulatorenanzahl und -Position anpassen.
Gehen Sie dazu in der Menüliste auf "Format" -> "Stilvorlagen" und passen Sie Formatierung und Tabulatoren gemäss Ihren Anforderungen an.