Offerte / Auftragsbestätigung / Lieferschein

Erstellung und Bearbeitung eines Debi-Auftrages.

Neuen Debi-Auftrag erstellen
Ein kompletter Debi-Auftrag besteht aus einer Offerte, einer Auftragsbestätigung und einem Lieferschein. Gewisse Firmen erstellen zusätzlich Rüstscheine.

• Gehen Sie in die Hauptansicht,

• dann Finanzen,
• dann im Debitorenbereich (links) mit dem Knopf "Debitor-Auftrag" die Debitor-Auftragsliste öffnen.
• Klicken Sie auf "Neuen Datensatz", um einen neuen leeren Auftrag zu erzeugen.
  Sie können auch "Kurzbefehl-N" auf der Tastatur drücken.
• Wählen Sie den Auftragstyp "Offerte" (oder Auftragsbestätigung oder Lieferschein).
  Mit "Kurzbefehl-1" können Sie direkt die "Offerte" wählen.
  Mit "Kurzbefehl-2" können Sie direkt die "Auftragsbestätigung" wählen.
  Mit "Kurzbefehl-3" können Sie direkt den "Lieferschein" wählen.
  
  Hinweis:    

1. In der Regel macht man zuerst eine Offerte und schickt diese an den Kunden. Dieser wird die Offerte unterschrieben bestätigen.
2. In der Folge können Sie direkt aus der jeweiligen Offerte eine Auftragsbestätigung und daraus wiederum ein Lieferschein erstellen. Dies vereinfacht die tägliche Arbeit. Wie genau das geht, lesen Sie hier.

• Füllen Sie nun Ihr Mitarbeiterkürzel, den Auftragstitel, die Kundenadressen, Lieferkonditionen, Kostenstelle, Währung, Zahlungsziel und dergleichen aus.

Die Waren, Dienstleistungen und Beschriebe einfügen

• Wechseln Sie ins Register "Auftragspositionen".
• Doppelklicken Sie auf die erste leere Zeile in der Liste der Auftragspositionen. Das Detailfenster der Position wird sich öffnen.
• Suchen Sie nun den gewünschten Artikel (oder Dienstleistung), indem Sie die die Artikelnummer (oder die ersten Ziffern davon) respektive die Artikelbezeichnung (oder die ersten Buchstaben davon) eingeben.
• Klicken Sie nun auf die Tabulatortaste, damit die boaTOOLS Ihnen eine Auswahl der gefundenen übereinstimmenden Artikel zeigen kann. Wählen Sie den gewünschten Artikel oder die gewünschte Dienstleistung aus.Wählen Sie mit Hilfe des Knopfs "Merkmale", ob Sie die im Artikeldetail eingegebenen Artikelmerkmale in der Faktura aufgeführt haben möchten.
• Geben Sie Artikelmenge und eventuell Rabatte ein. Eventuell müssen Sie auch die Fibu-Konti angeben, sofern diese im Artikeldetail nicht definiert worden sind.
• Sie sind nun fertig mit der Eingabe. Klicken Sie auf "Speichern mit dem Häckchen", falls der Eintrag so ok ist. Es wird dann sofort ein neues leeres Fenster erscheinen, in des Sie schon die nächste Auftragsposition eingeben können. Klicken Sie auf "Abbrechen mit dem roten Kreuz", um Ihre Eingabe zu verwerfen, respektive zum Auftrag zurückzukehren.

Drucken

• Wechseln Sie ins Register "Dokumente" und dort auf das Symbol "neuer Eintrag", um eine erste Version der Offerte zu drucken.
  
  Hinweis:    

1. Es kann ja sein, dass Ihr Kunde nach der ersten Durchsicht der Offerte einige Änderungswünsche anbringt. Sie können dann die Offertpositionen anpassen und hier im Register "Dokumente" einfach eine neue Version drucken.
2. Die vorgängigen Versionen bleiben verfügbar, damit immer klar bleibt, welche Offerten der Kunde schon bekommen hat.
3. Falls Sie eine Offerte hier im Register "Dokumente" aus Versehen erstellt haben, so können Sie diese mit dem Symbol "Löschen" einfach entfernen.

 

Auftrag verrechnen
Aufträge vom Typ "Auftragsbestätigung" oder "Lieferschein" können einfach in eine Faktura überführt werden. Lesen Sie hier für nähere Infos dazu.