MIS (Auswertungen für Geschäftsleitung)

Infos zu Auswertungen und Statistiken für GeschäftsführerInnen und leitende MitarbeiterInnen.

Konzept der Auswertungen
Während den letzten 10 Jahren wurden die MIS immer komplexer. Früher wurde dem Management auf Grund der Komplexität der gebräuchlichen Businessoftware ein eigenes Modul mit fixfertigen Tasten bereitgestellt, womit verschiedene Auswertungen hatten erzeugt werden können.

Das Problem ist ja auch, dass bei verschiedenen Unternehmen in unterschiedlichen Unternehmens-Entwicklungsphasen, verschiedene Statistiken und Auswertungen interessant sind. Bei einem jungen und stark wachsenden Unternehmen ist vielleicht die Liquidität ein Kernthema, während bei einem älteren Unternehmen das Interesse vielleicht auf die Umsätze der Kernkunden gelenkt ist.

Heutige Software ist einfacher programmiert und benutzerfreundlicher. Somit kann auch ein Geschäftsführer mit nur durchschnittlichen Softwarekenntnissen selber die vorkonfigurierten Auswertungen nutzen oder sehr einfach eigene Auswertungen erzeugen.

Vorprogrammierte Auswertungen
Die boaTOOLS haben pro Softwaremodul die Auswertungen, Berichte und Statistiken hinterlegt. Wenn Sie also an Umsätzen interessiert sind, gehen Sie ins Finanzmodul. Wenn Sie an der geografischen Verteilung Ihrer Kunden im Land interessiert sind, gehen Sie ins Adressmodul usw.

boaADRESS

• Adress-Stammblatt
  Sie suchen einen Überblick zu einem bestimmten Kunden? Dessen Umsätze oder aktuelle Ausstände?
  Um einen schnellen Überblick zu einem bestimmten Kunden zu erhalten, stellen die boaTOOLS ein Kunden-Stammblatt zur Verfügung.
  
  Gehen Sie dazu im Modul boaADRESS auf die Liste der "Adressen". Markieren Sie eine Adresse und klicken Sie auf das Symbol "Drucken", dort "Fixe Ausdrucke" und dann "Kundenstammblatt".

boaARTIKEL / DIENSTLEISTUNGEN

• EP-VP Liste
  Sind Ihre Artikel richtig kalkuliert?
  Für die Analyse der Artikelpreise und für Ihre Margenstrategie haben Sie hier eine Gegenüberstellung von Marge, Einkaufs- und Verkaufspreis pro Artikel.
  
  Wählen Sie in der Artikelliste die gewünschten Artikel aus und klicken Sie auf das Symbol "Drucken". Wählen Sie unter "Berichte" die entsprechende Auswertung.
• Reichweitenliste
  Welche Artikel sollen in welcher Menge als nächstes eingekauft werden?
  Die Reichweitenliste vergleicht die Menge der Verkäufe eines Artikels mit der Menge des Artikels an Ihrem Lagerbestand. Im Detail wird zum Beispiel die Menge der Verkäufe der letzten 90 Tage herausgesucht und dann errechnet, wie lange der  Warenvorrat ausreichen würde, falls die Verkäufe wie in den letzten 90 Tagen weiter gehen würden.
  
  Gehen Sie dazu im Modul boaARTIKEL auf die Liste der "Artikel". Markieren Sie jene Artikel, für die Sie die Reichweite errechnen möchten. Klicken Sie auf "Auswahl zeigen". Sie haben nun nur noch die gerade durch Sie markierten Artikel vor sich in der Liste. Klicken Sie auf das Symbol "Drucken" und wählen Sie unter "Berichte" die entsprechende Auswertung.

boaFINANZ

• jährlicher Umsatz pro Kunde
  Welche sind ihre umsatzstärksten Kunden? Welche die Schlusslichter?
  Hier finden Sie eine Darstellung der Umsätze pro Kunde. Sie können durch Auswahl der entsprechenden Fakturen selber entscheiden, wieviele Jahre Sie zurückblicken möchten. So können Sie auch die Entwicklung eines Kunden sehen.
  
  Gehen Sie in die Fakturaliste und lassen Sie sich die Fakturen dieses Jahres anzeigen. Klicken Sie auf das Symbol "Drucken" und wählen Sie unter "Berichte" die entsprechende Auswertung.
  
  Erweitert: Sie können sich auch die Fakturen mehrerer Jahre anzeigen lassen. Schalten Sie dazu den Filter für die aktuelle Buchungsperiode aus und sortieren Sie die Fakturen nach Datum. Markieren Sie die gewünschten Fakturen und klicken Sie auf das Symbol "Auswahl zeigen". Sie haben nun nur noch die eben durch Sie markierten Fakturen vor sich in der Liste. Klicken Sie auf das Symbol "Drucken" und wählen Sie unter "Berichte" die entsprechende Auswertung.
• Liste mit Kunden ohne Umsatz in diesem Jahr
  Welche Kunden machen plötzlich keinen Umsatz mehr bei Ihrer Firma?
  Mit dieser Liste können Sie sich einen Überblick über jene Kunden anzeigen lassen, die letztes Jahr noch Umsatz in Ihrer Firma gemacht haben, doch dieses Jahr noch nicht.
  
  Gehen Sie dazu im Modul boaFINANZ auf die Liste der "Debi-Faktura". Klicken Sie auf das Symbol "Drucken", dort "Fixe Ausdrucke" und dann auf die entsprechende Auswertung.
• Offen-Posten Listen
  Welche Fakturen sind zur Zeit offen?
  Mit der Offen-Posten Liste können Sie sich einen Überblick über die zur Zeit unbezahlten Fakturen anzeigen lassen.
  
  Gehen Sie dazu im Modul boaFINANZ auf die Liste der "Debi-Faktura". Klicken Sie auf das Symbol "Drucken", dort "Fixe Ausdrucke" und dann "Offen-Posten Listen". Weitere Angaben finden Sie im Hilfetext zur Offenpostenliste.
• Erwirtschaftete Deckungsbeiträge
  Wie gross sind die Erträge aus Ihren Verkäufen?
  Bei den Deckungsbeiträgen wird die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis aufgerechnet. In boaFINANZ werden bei jeder verkauften Position auf einer Faktura die Einkaufs- und die Verkaufspreise angegeben. Diese Deckungsbeiträge, manchmal auch Bruttomargen genannt, können herausgelesen werden. Sinnvolle Infos erhalten Sie aus dieser Auswertung natürlich nur dann, wenn Sie die Einkaufspreise auch seriös erfassen.
  
  Gehen Sie dazu im Modul boaFINANZ auf die Liste der "Fakturapositionen". Sortieren Sie die Fakturapositionen nach dem Datum. Wählen Sie jene Positionen aus dem Sie interessierenden Zeitbereich aus und markieren Sie diese. Klicken Sie auf "Auswahl zeigen". Sie haben nun nur noch die gerade durch Sie markierten Fakturapositionen vor sich in der Liste. Klicken Sie auf das Symbol "Drucken" und wählen Sie unter "Berichte" die entsprechende Auswertung.
  
  Erweitertes Vorgehen:
  Sie können auch auf andere Art die für Sie interessanten Fakturapositionen finden.
  A. Wenn Sie zum Beispiel alle Fakturapositionen suchen möchten, die in bestimmten Fakturen enthalten sind, so suchen Sie sich in der Fakturaliste zuerst jene Fakturen zusammen. Klicken Sie auf "Auswahl zeigen", damit Sie zur Weiterverarbeitung nur noch die gewünschten Fakturen in der Fakturaliste angezeigt haben. Dann gehen Sie auf das Symbol "Spezialfunktionen" und dort auf "Wechseln zu Modul" und dann "Fakturapositionen".
  B. Wenn Sie zum Beispiel alle Fakturapositionen suchen möchten, die zu einigen speziellen Adressen gehören, so suchen Sie sich in der Adressliste zuerst jene Adressen zusammen. Klicken Sie auf "Auswahl zeigen", damit Sie zur Weiterverarbeitung nur noch die gewünschten Adressen in der Adressliste haben. Dann gehen Sie auf das Symbol "Spezialfunktionen" und dort auf "Wechseln zu Modul" und dann "Debi-Faktura". Nun werden die den Adressen zugeordneten Fakturen angezeigt. Markieren Sie nun die Fakturen und gehen Sie auch dort wieder auf das Symbol "Spezialfunktionen", dann auf "Wechseln zu Modul" und dann "Fakturapositionen".

boaFIBU

• jährlicher Umsatz pro Kunde
  Wie ist der allgemeine finanzielle Stand Ihrer Firma?
  Ein guter Überblick über den finanziellen Stand Ihrer Firma vermitteln sicher die Bilanz und die Erfolgsrechnung. Es sind die einzigen Dokumente, die exakt und verlässlich sind. Es werden alle Aufwände (Lieferantenfakturen, Lohnkosten, Mieten, ...) und alle Erträge (Handelserträge, Dienstleistungserträge, ...) verglichen. Daneben sind alle Aktiven (Vermögen, Bankkonti, ...) und Passiven (Schulden, Hypotheken, ...) zu sehen.
  
  Der Nachteil ist aber, dass verschiedene Vorbereitungen gemacht werden müssen, damit die Bilanz und die Erfolgsrechnung exakt sind. Es geht dabei um Abschreibungen und Abgrenzungen, die buchhalterisch verarbeitet werden müssen. Siehe dazu auch die Anleitungen zu Mehrwertsteuerabrechnung und Jahresabschluss. Dennoch können Sie die Bilanz und die Erfolgsrechnung für einen Überblick verwenden, falls Sie diese Korrekturbeträge von früheren Abschlüssen im Kopf abschätzen können.
  
  Bitte beachten Sie, dass Bilanz und Erfolgsrechnung nur dann sinnvoll verwertbar sind, wenn Ihre Firma bei der Mehrwertsteuer nach "vereinbartem" Abrechnungsverfahren arbeitet. Ansonsten werden Debitoren und Kreditoren nicht geführt und somit sind Bilanz und Erfolgsrechnung ohne massive manuelle Nachbearbeitung nicht aussagekräftig.