Kurs erfassen

Einen neuen Kurs erstellen.

Allgemeine Infos
Einem Kurs werden verschiedene Informationen zugewiesen, die aus verschiedenen anderen boaTOOLS-Modulen herrühren.

Ein "Kurs" ist nicht das gleiche wie ein "Kursprogramm". Der Hauptunterschied zwischen Kursen und Kursprogrammen ist die Anzahl der Veranstaltungen. Ein Kursprogramm besteht aus mehreren Veranstaltungen/Blöcken.

Aus Sicht des Kursverwaltungssystems ist ein Kursprogramm ein Oberbegriff für mehrere Kurse, die zusammengehören. Alle Aktivitäten (Teilnahme, Einladung, Abrechnung, etc.) werden immer auf den einzelnen Kursen, d.h. Blöcken verwaltet. Für die Ausschreibung des Kursprogramms wird deshalb ein sogenannter Planungsblock als Hilfskonstruktion definiert. Er hat die Daten (Beginn, Ende) des Programmes. Die Teilnehmeranmeldungen werden auf dem Planungsblock erfasst. Nach dem definitiven Entscheid über die Durchführung werden die TN mit einer Kopierfunktion auf die anderen Blöcke (Kurse) übertragen und können dort unabhängig verändert (zB. Absage eines TN für einen oder alle noch bevorstehenden Blöcke) werden.

Wählen Sie auch im Zusammenhang mit dieser Möglichkeit Kursprogramm / Kurs eine vernünftige Kursnummerierung. Eine mögliche Kursnummerierung sieht wie folgt aus:

Beispiel Kursnummer: XXX.Nr  (zB. INFANW.01, MATH.04,..)

• XXX=    Abkürzung für den Namen mit 3 Buchstaben

• Nr =    fortlaufende Nummer mit 2 Stellen, beginnt jedes Jahr neu

Das Programm und die dazugehörigen Veranstaltungen haben dieselbe Nummer. Bei den einzelnen Blöcken eines Programmes ist daher die Blockbezeichnung als zusätzliches Unterscheidungsmerkmal wichtig.

Neuen Kurs erstellen und dessen Grundlagen definieren

• Im Hauptmenü im Register "Ausbildung" Liste der Kurse öffnen
• Symbol "neuen Eintrag" anklicken und somit einen neuen Kurs erstellen
• Im Kursfenster das Kursjahr auswählen
• Eine Kurzbezeichnung eingeben
• Einen Stammkurs auswählen und damit dem neuen Kurs das Gerüst geben
  Hinweis: Stammkurse sind eine Art Kursvorlagen. Sie können dort verschiedene Kursformen vordefinieren und aus ihnen hier echte Kurse erstellen.

Kursstatus

• in Planung:
  Der Kurs ist in Konzept- und Planungsphase. Es ist noch nicht sicher ob dieser angeboten wird.
• ausgeschrieben:
  Der Kurs wird offiziell angeboten. Es ist noch nicht sicher ob er durchgeführt wird.
• durchführen:
  Der Kurs wird sicher durchgeführt. Dieser Entscheid kann abhängig oder unabhängig von der Anzahl Anmeldungen sein.
• abgesagt:
  Der Kurs wird vor Beginn abgesagt. Gründe könnten zu wenig Anmeldungen oder Kursleiterabsage sein.
• abgeschlossen:
  Der Kurs wurde durchgeführt und ist administrativ abgeschlossen.

Datumsbereich und Zeitbereich hinzufügen

• Datumsbeginn und –Ende eingeben
• Zeitbeginn und –Ende eingeben
• Eventuell Anmeldefrist eingeben

Im Bereich Leitung einen Lehrer hinzufügen

• Klicken Sie im Bereich "Leitung" auf das Symbol "neuen Eintrag"

• In neuen Zeile den Namen des Lehrers eingeben und mit dem Tabulator die Eingabe fortsetzen

• Die Adresse auswählen oder eine neue Adresse erfassen

Kursraum oder Kursort hinzufügen

• Klicken Sie im Bereich "Ort" auf das Symbol "neuen Eintrag"
• In neuen Zeile Code oder Bezeichnung des Raumes eingeben und mit dem Tabulator die Eingabe fortsetzen
• Raum auswählen oder neuen Raum erfassen

Kursmaterial

• Klicken Sie im Bereich "Ort" auf das Symbol "neuen Eintrag"
• In neuen Zeile Code oder Bezeichnung des Materials eingeben und mit dem Tabulator die Eingabe fortsetzen
• in Erfassungsmaske Code oder Bezeichnung des Materials eingeben
• Material auswählen oder neues Material erfassen

Kursdaten und -zeiten

• Wechseln Sie in das Register "Zeiten"
• Klicken Sie auf das Symbol "Neuer Eintrag"

• Wiederholungsart auswählen
• Geben Sie Beginn, Ende von Datum und Anzahl ein
  Sie können zudem mit dem Wiederholungsdialog gleich mehrere Termine erstellen, z.B. während eines Monats immer am Montag Abend von 1900-2030 Uhr.
• Taste "erzeugen" anklicken und weiter gehen
• Fertig.

Falls bestimmte Daten oder Zeiten von der Regelmässigkeit abweichen:

• Doppelklick auf den jeweiligen Datensatz
• Abweichungen eingeben
• Fenster mit Symbol "Datensatz speichern" verlassen

Kursbudget

Bei einem Kurs wird angegeben, welche Kosten jeder einzelne Teilnehmer zu bezahlen hatt. Diese werden ein mal im Kurs bei den Kursbudgetpositionen festgelegt. Wenn Sie später die Kursteilnahmen verrechnen, so wird aus den Kursbudgetpositionen für jeden Kursteilnehmer eine Faktura erstellt.

• Klicken Sie auf die Taste "Neuen Datensatz" umd eine neue Kostenbudgetposition zu erstellen. Es öffnet sich nun ein Dialog, wo Sie entscheiden können, was für eine Art von Kostenposition Sie eintragen möchten. Es gibt dabei verschiedene Varianten:
• Variante 1: Ein normaler Ansatz
  Solche Kosten sind pauschal für den ganzen Kurs oder können auch lektions-orientiert sein. Dies ist der einfachste Fall und ist gedacht, wenn Sie nur einen Kostenansatz haben und diesen später in einer einfachen Faktura an die jeweiligen Teilnehmer verrechnen.
  
  Wählen Sie eine Ansatz aus, passen Sie eventuell den Preis an und fügen Sie diesen als Budgetkostenposition ein.
• Variante 2: Einen einfachen Artikel
  Vielleicht verkaufen Sie zum Kurs noch ein Skript, ein Video oder ein Buch dazu. Dieses hätten Sie vorher im Artikelverzeichnis der boaTOOLS erfasst.
  
  Suchen und wählen Sie den entsprechenden Artikel und fügen Sie diesen als Budgetkostenposition ein.

• Variante 3: Kursansätze mit zeitlicher Staffelung
  Nun wird es immer etwas komplexer. Eventuell möchten Sie den Kurs gestaffelt, das heisst in Raten, verrechnen. Das bedeutet, dass der Kursteilnehmer mehrere Fakturen bekommen wird.
  Wählen Sie dazu einen geeigneten Stammkostenansatz und einen geeignete Ratentyp aus. Gehen Sie weiter und erzeugen Sie somit die entsprechenden Budgetkostenpositionen.
  
  Hinweis: In den boaTOOLS-Einstellungen im Bereich "Kurs/Ausbildung" können Sie unter "Geschäftsjahr" verschiedene Perioden, respektive Raten-Aufteilungen für Ihre Firma vordefinieren. Folgende Typen könnten für Sie interessant sein:
  
  • Kurs-Pauschalbetrag wird in Teilbeträge unterteilt
    Soll ein Betrag zum beispiel in 4 Raten aufbeteilt werden geben Sie im Feld "Anteil" die Zahl "1" ein und im Feld "Bruchteil" die Zahl "0.25". Dies könnte zum Beispiel dann verwendet werden, wenn Sie einen Kurs quartalsweise verrechnen möchten. Sie bräuchten in diesem Fall 4 Raten einzugeben mit einem Bruchteil von je 0.25.
  • Mehrere Kurs-Veranstaltungen (z.B. Lektionen mit Ansatz) werden gemeinsam verrechnet
    Ein Kurs findet zum Beispiel an 16 Freitagen statt. Sie möchten nun diesen Kurs in 2 Fakturen verrechnen. In der ersten Faktura 8, in der zweiten Faktura wieder 8 Lektionen. Geben Sie dazu im Feld "Anteil" die Zahl "1" und im Feld "Bruchteil" die Zahl "8" ein. Sie bräuchten in diesem Fall also 2 Raten zu je 8 Lektionen zu erstellen.
  • Fakturierung mit einem fixen Betrag
    Für einen Kurs ist zum Beispiel ein fixer Anzahlungsbetrag fällig. Erstellen Sie dazu eine Rate mit diesem Betrag.

• Variante 4: Manuelle Eingabe
  Für bestimmte Fälle können Sie manuell spezielle Budgetkostenpositionen einfügen.

Hinweis: Weitere Budgetkostenpositionen können auch in anderen Modulen von boaKURSADMIN nach demselben Prinzip erfasst werden:

• In Kurs (wie oben beschrieben)
  Falls kursbezogen, für alle Teilnahmen geltend.
• In Teilnahme
  Falls ein Kursteilnehmer spezielle Budgetkostenpositionen bedarf, so können im Teilnehmerfenster die entsprechenden Budgetkostenpositionen festgelet werden. In diesem Fall wird bei der späteren Fakturieren nicht mehr geschaut, was beim Kurs definiert ist, sondern es werden stur nur die Budgetkostenpositionen des Kursteilnahmefensters verrechnet.
• In Ausbildung
  Falls ausbildungsbezogen
• In Auszubildende
  Falls ein Auszubildender spezielle Budgetkostenpositionen bedarf, so können im Auszubildendefenster die entsprechenden Budgetkostenpositionen festgelet werden. In diesem Fall wird bei der späteren Fakturieren nicht mehr geschaut, was bei der Ausbildung definiert ist, sondern es werden stur nur die Budgetkostenpositionen des Auszubildende-Fensters verrechnet.

Kursinfos

In den Registern "Ziel", "Texte", "Inhalt" und "Ablauf" können Sie den Kurs detailliert Beschreiben.

Kosten

Im Register "Kosten" sehen Sie die für die spätere Fakturierung aufbereiteten Kostenpositionen. Sie werden zum Zeitpunkt der Fakturierung erzeugt und anschliessend in die verschiedenen Fakturen übertragen.

Woche

Im Register "Woche" sehen Sie die terminliche Wochenplanung des Kurses.