Teilnahmen erfassen

Den Schüler und die Schülerin einem Kurs, respektive einer Ausbildung zuteilen.

Teilnahmen erfassen

Es gibt mehrere Möglichkeiten für Teilnahmen. In boaKURSADMIN kann man einfach an einem Kurs oder aber auch an komplexen Ausbildungsgängen teilnehmen:

Variante 1: Person in Kursfach aufnehmen
Variante 2: Person in Kursprogramm aufnehmen
Variante 3: Person in Ausbildung aufnehmen über Teilnahmemodul
Variante 4: Person in Ausbildung aufnehmen über Auszubildende-Modul

Variante 1: Person in einfachen Kurs aufnehmen

Liste der Teilnahmen öffnen
Filter auf richtige Jahresperiode einstellen
neuen Datensatz öffnen
Name der Person eingeben
TAB und bereits vorhandene Adresse auswählen
oder neue Adresse erfassen
bei Kurs Kursnr. oder Kurskurzbezeichnung oder Kursbezeichnung eingeben
TAB und vorhandenen Kurs auswählen
falls Kurs voll ist, wird Warnung eingeblendet
der Teilnahme richtigen Status zuweisen
Speichern-Button anklickenMaske ist für nächste Erfassung bereit (NUR sichtbar durch wieder leeren Teilnahmestatus, *)

Hinweise:

Die Teilnahmemaske wird im Neuerfass-Kreislauf nicht geleert für die nächste Erfassung angezeigt. Adresse und Kurs bleiben ausgefüllt, damit gegebenenfalls bei Anmeldungen für denselben Kurs nur der Name neu gewählt werden muss oder bei Anmeldungen derselben Person nur der Kurs neu gewählt werden muss.
Alternativ können Sie auch den Kurs öffnen und dort im Teilnahme-Register einen neuen Teilnehmer hinzufügen.

Variante 2: Person in Kursprogramm aufnehmen

Teilnahme wie in Variante 1 erstellen
später: in Teilnahme -> Spezialfunktion -> Teilnahme in Folgekurse übertragen

Variante 3: Person in Ausbildung aufnehmen

Liste der Teilnahmen öffnen
neuen Datensatz öffnen
Name der Person eingeben
TAB und bereits vorhandene Adresse auswählen
oder neue Adresse erfassen
bei Ausbildung Kurzbezeichnung oder Bezeichnung eingeben
TAB und spezielles Fenster öffnet sich
Ausbildung auswählen durch anklicken in der letzten Spalte, diese erhält einen Punkt als Markierungszeichen
alle Semester dieser Ausbildung haben ebenfalls einen Punkt erhalten
alle Fächer dieser Ausbildung haben ebenfalls den Standard-Teilnahmestatus erhalten
gegebenenfalls das 2. und die höheren Semester wieder demarkieren
gegebenenfalls bestimmte Fächer der markierten Semester ebenfalls demarkieren
gegebenenfalls bestimmte Fächer mit anderem Teilnahmestatus wieder markieren
Button „Weiter“ anklicken
die Person wird in jedes Kursfach als Teilnahme mit dem vorgewählten Teilnahmestatus gebucht
die Erfassungsmaske wird automatisch verlassen und diese neuen Teilnahmen werden im Teilnahmeselektionsfenster zuoberst angezeigt.

Variante 4: Person in Ausbildung aufnehmen ohne Teilnahmen

Dieser Fall kann nötig werden, wenn die Person zuerst einmal nur als Auszubildende aufgenommen werden soll.
Mögliche Gründe:

Die Fächer in der Ausbildung sind noch nicht festgelegt
Die Fachteilnahme kann noch nicht festgelegt werden
Die Auszubildenden werden zu einem späteren Zeitpunkt in verschiedene Klassen verteilt.

Gehen Sie wie folgt vor:

Liste Auszubildende öffnen
neuen Datensatz öffnen
Name der Person eingeben
TAB und bereits vorhandene Adresse auswählen
oder neue Adresse erfassen
bei Ausbildung Kurzbezeichnung oder Bezeichnung eingeben
TAB und spezielles Fenster öffnet sich
Ausbildung auswählen und Button ok
spezielles Fenster öffnet sich
Ausbildung auswählen durch anklicken in der letzten Spalte, diese erhält einen Punkt als Markierungszeichen
alle Semester dieser Ausbildung haben ebenfalls einen Punkt erhalten
alle Fächer dieser Ausbildung haben ebenfalls den Standard-Teilnahmestatus erhalten
alle Semester wieder demarkieren (falls wirklich nur als Auszubildende aufzunehmen)
alle Fächer dieser Ausbildung sind auch wieder demarkiert
Button „Weiter“ anklicken
die Person wird nur als Auszubildende mit dem gewählten Status gespeichert
in Erfassungsmaske Speichern-Button anklicken
die Erfassungsmaske ist bereit für die nächste Anmeldung
wenn keine Anmeldung mehr, mit „Nicht-Speichern-Button“ verlassen

Status von Teilnahmen

Der Teilnehmerstatus ist bei der Erfassung im Normalfall aufgenommen. Bei Kursen die einer Eignungsabklärung bedürfen ist der Teilnehmerstatus angemeldet.

angemeldet: Die Person hat sich angemeldet. Wird meist nur verwendet, wenn man die Person nicht sofort aufnehmen kann.
abgelehnt: Die Person erfüllt die Aufnahmebedingungen nicht.
Warteliste: Der Kurs ist voll. Für den Fall von möglichen Abmeldungen sagt man dieser Person noch nicht ab (aber auch nicht zu).
aufgenommen: Die Person ist in den Kurs aufgenommen.
abgemeldet: Die Person hat sich wieder abgemeldet.
no show: Die Person ist am Kurs nicht erschienen.
Nachholer: Die Person hat den regulär angemoldenen Kurs nicht besucht und holt diesen jetzt nach.
Repetent: Die Person hat den regulär besuchten Kurs nicht bestanden und wiederholt diesen Kurs.

Hinweis: Eine Person hat Interesse an einer Kursrichtung, aber nicht an einem spezifischen Kurs,
Deshalb ist es sinnvoller das Interesse nur in der Adresse zu verwalten.

Umbuchen einer Kursteilnahme

Falls ein Teilnehmer seine Teilnahme auf eine andere Durchführung eines Kurses verschieben will, wird er umgebucht. Dieser Vorgang ist automatisiert und es ist wichtig, die Systemunterstützung zu verwenden, damit das Geschehen nachvollziehbar bleibt.

Im Selektionsfenster des Programmteils Kursteilnahme wird die Zeile des entsprechenden Teilnehmers markiert. Anklicken des Buttons "Spezielle Funktionen" (oder Ctrl-Y). Unter der Selektion "Aufber./Zuweisung" im Fenster Teilnahmen "umbuchen" auswählen und den Button "Weiter" drücken.

Es erscheint ein Fenster in welchem der neue Kurs ausgewählt werden kann. Durch Eingabe der Kursnummer (oder Teile davon) und der TAB-Taste wird der entsprechende Kurs ausgewählt.

Nach der Umbuchung hat der Teilnehmer im Programmteil Kursteilnahme im Register Korrespondenz des Erfassungsfensters unten im Feld "Umbuchung" einen Verweis auf den alten Kurs für den er vorher angemeldet war.

WICHTIG: Nach dem Umbuchen muss im Programmteil "Kursteilnahme" eine Umbuchungsbestätigung für den Teilnehmer ausgedruckt und ihm zugeschickt werden.