Teilnahmestatistik erstellen

Eine Auswertung über die Kursteilnahmen erstellen.

Teilnahmestatistik erzeugen

Es kann eine Auswertung nach Kursprogramm/Kurs (in Zeile) und Firma (in Spalte) erstellt werden. Die Erstellung der Statistik geschieht in 2 Schritten:

Erstellen der Statistikdatei mit dem Kursverwaltungsystem

Einlesen und nachbearbeiten der Datei im Excel

WICHTIG  Die Auswertung kann nur so gut sein, wie die Daten im Kursverwaltungssystem. Die Auswertung ist daher immer kritisch zu überprüfen.

1. Erstellen der Statistikdatei mit dem Kursverwaltungsystem
   Aus dem Hauptfenster im Register "Stammdaten" den Programmteil Kurse und im Selektionsfenster diejenigen Kurse auswählen und markieren die ausgewertet werden sollen. Dies kann auf einfache Weise durch die richtige Auswahl der Vorgabefilter Kurzbezeichnung und Jahr geschehen. Mit dem Anklicken des Buttons "Alle Datensätze" wird die Auswahl auf die Werte in den Vorgabefiltern beschränkt.
   
   Die entsprechenden Datensätze markieren (zB. mit CTRL-A) und den Button "Export" anklicken. Durch Bestätigen mit OK im Dialogfenster "xx Kurststatisitk exportieren" (xx= die Anzahl der markierten Kurse) wird die Auswertung gestartet. Die aktuellen Schritte werden in einem Fenster angezeigt. Je nach Auswahl kann dies längere Zeit in Abspruch nehmen. Zum Abschluss erscheint die Meldung "Kursstatistik-Datei erstellt. Bitte überprüfen".
   
   Die Datei befindet sich lokal auf Ihrem Computer.
2. Einlesen und Nachbearbeiten der Datei im Excel
   
   Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel starten und mit "File open" das Statistikfile laden. Beachte: das File hat die Dateierweiterung *.txt ! Es wird automatisch der Assistent für das Einlesen von Textfiles aufgerufen. Alle Fenster einfach mit dem Buttons "Continue" und "Finish" abschliessen.
   
   Die Tabelle kann je nach Anzahl der Firmen sehr breit werden. In der ersten Zeile sind die Firmen aufgeführt, d.h. es wird das Feld Zusatz1/Fa. in der Teilnehmeradresse ausgewertet. In der Spalte C (ohne Firmennamen) sind die Teilnehmer ohne Eintrag in diesem Feld aufgeführt.
   
   Es empfiehlt sich, die Zahlen in der letzten Spalte durch eine Excel-Summenformel zu ersetzen, damit die Korrekturen auch richtig summiert werden. Nützlich ist unterhalb der letzten Zeile eine Totalzeile mit Excel-Summenformeln einzufügen.
   
   Die Zahlen sind auf jeden Fall auf ihre Plausibilität zu überprüfen. Unterschiedliche Schreibweisen (zB. Firma Muster und Firma Muster AG) im Feld Zusatz1/Fa führen in der Auswertung zu zwei verschiedenen Firmen in 2 Spalten. Unter Umständen offenbaren sich hier weitere Fehler in der Datenbank (zB. Blöcke die keinem Programm zugeordnet sind , etc. ). Solche Fehler können hier im Excel manuell korrigiert werden.

WICHTIG  Alle erkannten Fehler sind auch in der Datenbank zu korrigieren, damit sie in der nächsten Auswertung nicht mehr auftreten.

Beim Abspeichern ist zu beachten, die Datei umzubenennen und im Excel Format (*.xls) abzuspeichern.