Fehlbuchungen finden und beheben

Hier lesen Sie, wie man nachprüft, ob die aktuellen Buchungen korrekt sind. Finden Sie Fehler schnell. Verfolgen Sie für ein bestimmtes Konto die zeitliche Veränderung dessen Saldos.

Stimmt die FiBu?
Einige Kennzahlen zeigen sofort, ob sich bei Ihren Buchungen Fehler eingeschlichen haben:

Die boaTOOLS-Durchlaufkonti müssen immer 0 sein
Die boaTOOLS verschieben Buchungen von einem Konto auf ein anderes in zwei Schritten. Zuerst wird der Betrag vom Haben-Konto entfernt und auf ein für boaTOOLS eingerichtetes Übergangskonto gelegt. Anschliessend wird der Betrag von diesem Konto dem das Soll-Konto gutgeschrieben. Falls es Probleme mit dem Haben- oder dem Soll-Konto gibt, so bleibt der Betrag auf einem der Übergangskonti stehen und wird in der Bilanz somit sichtbar. Nun können Sie den Fehler suchen und korrigieren.
Keine Buchungen ohne Gegenkonto
In der Liste der Buchungen können Sie nach der Spalte "Soll-Konto" oder "Haben-Konto" sortieren. Buchungen ohne Gegenkonto kommen so sofort zum Vorschein, denn Sie haben in der entsprechenden Spalte keinen Eintrag.
Verfolgen der Kennzahlen von Bilanz und Erfolgsrechnung
Wenn die Bilanz plötzlich einen anderen Gewinn/Verlust aufweist als die Erfolgsrechnung, ist was falsch. Nun gilt es herauszufindenm, seit welchem Datum der Fehler im System steckt.
Gehen Sie dazu in der Liste der Buchungen auf die Taste "Spezialfunktionen" und dort auf die Auswahl "Datenchecks". Wählen Sie den Eintrag "Vergleichsliste: Bilanz zu Erfolgsrechnung". Sie werden nun gefragt, in welcher Zeitspanne die Bilanz und Erfolgsrechnung täglich errechnet werden soll.
Stimmt die Kredi-Offenpostenliste mit der Kreditoren-Konto überein?
Drucken Sie sich in der Liste der Kredi-Fakturen die Kredi-Offenpostenliste bezogen auf den Tag des Jahresabschlusses aus. Vergleichen Sie nun das Endtotal mit dem Saldo des Kreditorenkontos in der Bilanz.
Suchen Sie etwaige Ursuchen der Differenz.
Stimmt die Debi-Offenpostenliste mit der Debitoren-Konto überein?
Drucken Sie sich in der Liste der Debi-Fakturen die Debi-Offenpostenliste bezogen auf den Tag des Jahresabschlusses aus. Vergleichen Sie nun das Endtotal mit dem Saldo des Debitorenkontos in der Bilanz.
Da Ursachen hier schwer zu finden sind haben wir eine Checker-Funktion eingebaut, die den Fehler zu finden hilft.
Gehen Sie dazu in der Liste der Buchungen auf die Taste "Spezialfunktionen" und dort auf die Auswahl "Datenchecks". Wählen Sie den Eintrag "Vergleichsliste: Kontojournal zu Offenposten". Sie werden nun gefragt, in welcher Zeitspanne das Debitorenkonto der Bilanz und die Offenpostenliste täglich errechnet werden soll. Führen Sie die Auswertung aus. Sie sehen anschliessen, an welchem Tag sich welche betragliche Abweichung eingeschlichen hat. Folgende Ursachen könnten der Grund sein:
- Falsche Buchungen auf der Debi-Faktura (siehe in Debi-Faktura im Register "Zahlung/Mahnung").
- Buchung des Zahlungseingangs vor Fakturaerstellung (siehe in Debi-Faktura im Register "Zahlung/Mahnung").
- Buchungen auf Debi-Faktura mit falschem Datum z.B. 00.00.00 (siehe in Debi-Faktura im Register "Zahlung/Mahnung").
- Buchungen auf Debi-Faktura mit falschem Debitorenkonto (siehe in Debi-Faktura im Register "Zahlung/Mahnung").
- Falsche Datumsabgrenzung bei stornierten Debi-Faktura (siehe in Debi-Faktura im Register "Zahlung/Mahnung").
- Rundungsdifferenzen bei Debi-Faktura (siehe in Debi-Faktura im Register "Zahlung/Mahnung").
- Falsche manuelle Buchungen (siehe im Buchungsjournal des FiBu-Moduls an diesem Tag).
- Falscher Eröffnungsbetrag des Debitorenkontos (siehe im Buchungsjournal des FiBu-Moduls die Eröffnungsbuchungen zu Beginn des Geschäfsjahres).

Saldo eines Kontos nachverfolgen
Gerade bei einem FiBu-Konto, auf dem die Buchungen eines Bankkontos geführt werden ist es zu Kontrollzwecken nötig, die Saldo-Veränderung nachverfolgen zu können. Sie brauchen das, wenn Sie den monatlichen Bankauszug bekommen und diesen mit Ihrer FiBu abgleichen wollen. Die Saldi müssen täglich immer identisch sein.

Gehen Sie ins FiBu-Modul der boaTOOLS und klicken Sie dort auf das Drucksymbol.

Im Bereich "Listen" wählen Sie "Journalliste FiBu-Konten". Klicken Sie auf "weiter".
Grenzen Sie eventuell den Zeitbereich ein, zum Beispiel das aktuelle Geschäftsjahr. Im Felde "von Konto zeigen" geben Sie die FiBu-Kontonummer jenes Kontos ein, das Sie betrachten möchten.
Optional: Sie können sich auch Buchungen mehrerer sich folgenden Konti anzeigen lassen. Geben Sie dazu im Feld "bis Konto zeigen" ein zweites FiBu-Konto ein.

Es werden Ihnen nun sofort die Buchungen auf die entsprechenden Konti angezeigt und Sie können die Kontrollen durchführen.

Bereinigen einer manuellen Buchung
Auf der einen Seite macht boaTOOLS automatisch Buchungen, wenn Sie zum Beispiel eine Debi-Faktura erstellen, auf der anderen Seite können Sie in boaFIBU direkt manuell eine beliebige Kontobuchung vornehmen.

Falls eine manuelle Buchung nicht korrekt ist können Sie diese mit Doppelklick öffnen.
Führen Sie anschliessend die nötigen Änderungen durch.
Sichern und schliessen Sie die angepasste Buchung.

Bereinigung von automatischen Debi-Faktura Buchungen
Bei einer Debi-Faktura (Kundenfaktura) kann es aus verschiedenen Gründen zu Fehlern kommen. Zum Beispiel könnt an den entsprechenden Buchungen, die man im Faktura-Eingabelayout sieht, manuell was verändert worden sein. Oder Es gab Rundungsfehler bei der Mehrwertsteuerberechnung. Oder bei den Adressdaten des Kunden ist bei den Finanzdaten was falsch eingetragen, etwa ein falsches Sammelkonto (Debitorenkonto), das nicht zur beim Kunden definierten Währung passt. Auch andere Fehler sind denkbar. Gehen Sie wie folgt vor:

Überprüfen Sie auf der Faktura, ob das Sammelkonto korrekt gesetzt ist.
Überprüfen Sie die einzelnen Fakturapositionen, ob überall die MWSt-Sätze und die Ertragskonto korrekt eingetragen sind.
Überprüfen Sie auf der jeweiligen Faktura im Register "Zahlung/Mahnung", ob automatisch eine Meldung, kommt, dass die Buchungssätze neue erstellt werden müssten. Falls dies der Fall ist, lassen Sie die Buchungen neu erstellen. Anschliessend setzten Sie die Faktura wie folgt zurück.
Setzen Sie nun die Faktura wie folgt zurück und erstellen Sie dabei neue korrekte Buchungssätze.

Gehen Sie in die Fakturaliste und markieren Sie nur diese Problem-Faktura.
Merken Sie sich Fakturadatum und Zahlungsdatum.
Setzen Sie diese Faktura über die Taste "Spezialfunktionen" auf "unbezahlt".
öffnen Sie die Faktura und löschen Sie im Register "Zahlung/Mahnung" alle restlichen Buchungseinträge.
Erstellen Sie den Fakturabrief per damaligem Fakturadatum erneut. Somit werden die Faktura-Buchungen neu erstellt.
Falls es dabei Probleme gibt, schliessen Sie die Faktura und öffnen Sie diese erneut. Dabei werden gewisse Grundeinstellungen neu gesetzt.
Erfassen Sie im Register "Zahlung/Mahnung" eine neue Zahlung per damaligem Zahlungsdatum.
Fertig.