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Grundlagen Projektverwaltung
Was ist ein Projekt?
Schon bei dieser einfach scheinenden Fragen gehen die Meinungen weit auseinander. Im Allgemeinen geht man heute davon aus, dass man bei einem Projekt zu Beginn nicht weiss, was am Schluss das genaue Resultat sein wird. Es geht hier also darum etwas zu organisieren, das sich erst im Verlauf dieses Prozesses definitiv klären wird.
Gewisse Unternehmen führen auch "interne Projekte" für Büro, Administration, IT/EDV, Aquisition, Weiterbildung, Ausbildung, Webauftritt oder auch Ferien, Militär, Arzt, Unfall, Absenzen.
Komplexität von Projekten
Projekte können eine ganz einfache Struktur haben, bei denen wenige Leute beteiligt sind und die Termine relativ klar sind. Eventuell hat man auch schon Erfahrungen mit ähnlichen älteren Projekten, so dass der Verlauf des Projektes in etwa abschätzbar ist.
Oder das Projekt ist total neu für die Organisatoren und Mitwirkenden. Das Ziel ist vielleicht in etwa klar, vom Weg dorthin hat man bei Projektstart jedoch noch keine Ahnung. Auch wer die während des Projektes auszuführenden Arbeiten offerieren und erledigen soll, weiss man noch nicht.
Vielleicht ist das Projekt so komplex, dass man es besser in mehrere Teilprojekte unterteilt. Vielleicht werden die Teilprojekte durch verschiedene Arbeitsgruppen gemanagt, da das Know-How, das fürs das Organisieren und Lösen der einzelnen Teilprojektziele nötig ist, zu spezifisch ist oder die Leute an geografisch anderen Orten arbeiten. Wenn man Glück hat, folgt ein Teilprojekt dem andern. Wird es dann noch verstrickter, laufen verschiedene Teilprojekte parallel. Diese müssen zum Beispiel terminlich auch noch gegenseitig aufeinander Rücksicht nehmen.
Projekttypen
Wir haben uns hier folgende Projekttypen ausgedacht, die wir mit boaPROJEKT abbilden können:
- einfaches Projekt
Ein Projekt, das nicht aus Teilprojekten besteht.
Z.B.: einfaches Logo entwerfen; kleiner Umbau, kleinere Entwicklungsarbeit.
- Projekt mit mehreren Projektphasen
Ein Projekt, das nicht aus unabhängigen Teilprojekten besteht, aber dennoch in mehrere Realisierungsphasen aufgeteilt werden kann.
Z.B.: Entwurf eines CI mit anschliessendem Druck der Briefschaften, Bau eines Hauses.
- Projekt mit sich zeitlich folgenden Teilprojekten
Ein Projekt, das aus unabhängigen Teilprojekten besteht. Die Teilprojekte folgen aber einander. Wenn das erste Projekt fertig ist, kommt das nächste dran.
Z.B.: Planung und Bau einer Siedlung.
- Projekt mit parallel laufenden Teilprojekten
Ein Projekt, das aus unabhängigen Teilprojekten besteht. Die Teilprojekte überlappen sich zeitlich und eventuell auch organisatorisch.
Z.B. Werbekampagne mit verschiedenen Medien, Musikfestival mit mehreren Ressorts.
Zusammenhänge mit anderen boaTOOLS-Modulen
Der Vorteil von boaPROJEKT ist dessen enge Verknüpfung mit den anderen boaTOOLS-Modulen. Doppelspurigkeiten werden dabei grösstenteils vermieden.
- Zusammenarbeit mit boaPERSÖNLICH
Die bei einem Projekt zu erledigenden Aufgaben können direkt in Pendenzen für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen umgewandelt werden. Die Pendenzen werden anschliessend abgearbeitet und die aufgewendeten Arbeitszeiten direkt aus der Pendenz aufs Projekt gebucht. Somit hat man eine aktuelle Übersicht über die verbrauchte Projekt-Arbeitszeit.
Termine fliessen direkt ins firmenweite Terminsystem von boaTOOLS ein.
Die aus Projekten erstellte Korrespondenz an Auftraggeber und/oder Lieferanten wird direkt bei den jeweiligen Adressen hinterlegt und kann somit im Nachhinein chronologisch nachvollzogen werden.
- Zusammenarbeit mit boaFINANZ
Offerten an Ihre Kunden (DebiAuftrag) und Fakturen, die Sie Ihren Kunden stellen, können ans Projekt angehängt werden. So hat man jederzeit schnell eine finanzielle Übersicht zum Projekt und weiss, ob die budgetierten Kosten eingehalten werden können.
Auf der anderen Seite werden Anfragen (KrediAuftrag) und Fakturen (KrediAuftrag, KrediFaktura) der Lieferanten, die bei einem Projekt mitmachen, ans Projekt angehängt. Auf diese Weise hat man auch was die Ausgaben betrifft, stets eine gute Übersicht mit nur wenig Handgriffen.
- Zusammenarbeit mit boaARTIKEL/DIENSTLEISTUNGEN
Während des Projektes auftretende Kostenfaktoren können im Artikel- und Dienstleistungsmodul zur besseren Wiederverwendung gespeichert werden. Weiss man, dass bei einer bestimmten Projektaufgabe externe Kosten anfallen, so hat man diese schnell eingefügt und geschätzt. Für die Gesamtkostenschätzung des Projektes werden alle Arbeitszeiten der Projektaufgaben und die weiteren Kosten (Spesen, Kosten von Dritten, Kosten von Lieferanten, ...) zusammengeführt.