Projekt erstellen

Allgemeine Projektangaben erfassen
Starten Sie mit den Ihnen bekannten Angaben zum Projekt und detaillieren Sie später das Projekt nach Ihrem Gutdünken.

• Gehen Sie im Hauptmenü ins Register "Projekte" und klicken Sie dort auf die Taste Projekte um die Liste aller Projekte zu öffnen. Doppelklicken Sie ein bestehendes Projekt oder erstellen Sie ein neues Projekt, indem Sie auf das Symbol "Neuer Eintrag" klicken.
• Die Projektnummer wird automatisch vergeben.
• Benennen Sie das Projekt mit einer Projektbezeichnung.
• Definieren Sie im Register "Mitglieder", wer beim Projekt dabei ist. Sie können hier Adressen aus dem Adressverzeichnis hinzufügen.

Projekt Dokumentation
Das Projekt wird durch die verschiedenen Mitarbeiter dokumentiert. Dazu haben wir in jedem Projekt einen entsprechenden Ordner (siehe Register "Media", in den Sie projektspezifische Dokumente aus Word, Excel, einem CAD-, einem Layout-Programm oder einem anderen beliebigen Programm ablegen können.

Bei Projektstart erstellt man an der Startsitzung in der Regel einen Projektbeschrieb. Dort werden Festlegungen zu Projektziel, Globalbudget, Verantwortliche, Meilensteine etc. gemacht. Siehe auch die entsprechende Vorlage im boaTOOLS Vorlagenmodul. Dort finden Sie auch andere Vorlagen wie Stakeholderanalysen und dergleichen. Sie können  - und sollten - hier eigene Checklisten vorbereiten, damit Sie Projekte zusammen mit den Kunden schnell und effizient aufgleisen können.

Medien können Sie einem Projekt zufügen, indem Sie im Medien-Register eines Projektes ein neues internes Dokument hinzufügen.

Projekt Korrespondenz
Im Gegensatz zu einer normalen Projekt-Dokumentation richtet sich eine Korrespondenz an eine Person oder eine Firma, die am Projekt teilnimmt. So eine Person oder Firma ist als Adresse in den boaTOOLS aufgeführt und dem Projekt zugewiesen.

Wählen Sie im Projekt das Adressregister und wählen Sie eine oder mehrere Adressen aus. Erstellen Sie nun unten eine neue Korrespondenz und wählen Sie eine entsprechende Vorlage aus dem Auswahlmenü.          

Projektaufgaben erfassen
Gehen wir davon aus, dass Sie ProjektleiterIn sind. Sie würden sich dann als erstes einmal überlegen, was es für Sie alles zu tun gibt. Vielleicht haben Sie auch schon gewisse Infos dazu, was andere Personen während des Projektes erledigen werden müssen. Dazu erstellen Sie Aufgaben im Register "Aufgaben".

• Gehen Sie links neben den Aufgaben auf das Symbol "Neuer Subeintrag erzeugen".
• Benennen Sie die Aufgabe
• Definieren Sie eine Positionsnummer. Bei der Positionsnummer handelt es sich um eine Art Reihenfolgenummer. Sie besagt an welcher Stelle im Projektverlauf die Aufgabe positioniert ist.
  Z.B: "2.4.12 Bericht Auftraggeber" könnte bedeuten, dass das Aufgabenpaket "Bericht Auftraggeber" in der 2. Projektphase bei der 4. Oberaufgabe als 12. Unteraufgabe dran kommt.
  Falls Sie nicht mit Phasen arbeiten wäre es einfach die 12. Unter-Unteraufgabe der 4. Unteraufgabe der 2. Oberaufgabe.
  Man beachte, dass Aufgaben immer auch Unteraufgaben enthalten können und das in beliebiger Tiefe.
• Falls Sie mit Projektphasen arbeiten, können Sie anschliessend der Aufgabe eine Phase zuteilen. Die Phasen werden in den Einstellungen der boaTOOLS vordefiniert.

• Einer Aufgabe ist immer eine verantwortliche Person zuzuweisen. Faktultativ können Sie im Register "Mitglieder" einen auszuführenden Mitarbeiter, respektive auszuführende Mitarbeiterin zuweisen.
• Eine Aufgabe hat einen Status. Zu Beginn ist dieser in der Regel auf "in Planung" gesetzt.
• Damit grobe Kosten geschätzt werden können, geben Sie pro Aufgabe die geschätze Arbeitszeitdauer und einen Leistungsansatz ein. Die Leistungsansätze werden im boaTOOLS-Modul "boaARTIKEL/DIENSTLEISTUNGEN" verwaltet.

Es hat sich als praktikabel erwiesen, zuerst die Hautpaufgaben zu erfassen und später diese mit Unteraufgaben zu detaillieren. Sie arbeiten also vom Groben ins Feinen.

Prozess "Aufgabe abarbeiten"
Als Projektleiter entscheiden Sie, welche Aufgaben schon reif für die Abarbeitung sind und welche noch detailliert werden müssen. Ein Projektleiter möchte bei jeder Aufgabe oder jedem Aufgabenpaket einen Status setzen können. Weiter muss der Projektleiter Kosten managen. Er will zuerst die Kosten grob schätzen und später je nach Bedarf detaillieren. Noch später dann auch überwachen, ob die Mitarbeiter die geschätzten Arbeitszeiten einhalten oder ob das Projekt zu einem finanziellen Fiasko werden könnte, wenn die budgetierten Arbeitszeiten nicht eingehalten werden. Wir haben deshalb zur Vereinfachung den Status für die Aufgaben und den Status für Kosten aneinander gekoppelt. Falls dies für Ihre Firma eine Einschränkung sein sollte, können wir das auch entkoppeln, was aber die Administration von Projekten komplizierter und aufwändiger macht. Wir schlagen folgende Stati für Aufgaben und Kostenpositionen vor:

• 1: geschätzt
  Zuerst werden die Aufgaben grob zusammengestellt. Den Aufgaben wird eine geschätzte Abarbeitungsdauer (Dauer des Typs "geschätzt") und ein entsprechender Stundenansatz aus dem Leistungsverzeichnis hinterlegt.
  Geben Sie die Dauer aller Oberaufgaben an. Falls Sie die Oberaufgaben nicht gut einschätzen können, steigen Sie in tiefere Hierarchiestufen herunter und definieren Sie Unteraufgaben, die so detailliert sind, dass Sie die Kosten mit gutem Gewissen schätzen können. Je konkreter die Aufgaben, desto zuverlässiger sind die Schätzungen.
  
  • Ziel ist eine interne Grobkostenschätzung, nach der eine Offerte für Ihren Kunden erstellt werden kann.
  • Hinweis: Technisch gesehen wird boaTOOLS nun alle manuell eingetragenen Kostenpositionen des Typs "1: geschätzt" in der Projekt-Kostenübersicht zusammenrechnen.
  • Hinweis: Die Aufgaben haben den Aufgabenstatus "in Planung".
• 2: offeriert
  Als zweiter Schritt wird nun ein Angebot für Ihren Kunden ausgearbeitet. Hier werden aus strategischen Gründen eventuell andere Abarbeitungsdauern und Stundenansätze verwendet. Tun Sie, was Sie tun müssen - that's business. Nach erfolgreicher Abwicklung des Projektes wird es den Kunden eventuell interessieren, ob das Projekt so abgelaufen ist, wie es geplant war. Dann können Sie die aufgewendeten Stunden mit diesen Kosten des Status "2: offeriert" vergleichen. Auch Offertenschreiben erzeugen Sie wenn möglich direkt aus diesen Kostenpositionen heraus, das heisst, sie nehmen alle Kostenpositionen des Typs "2: offeriert", zählen diese zusammen und erstellen daraus die Offerte.
  
  • Ziel ist eine externe Grobkostenschätzung für Ihren Auftraggeber.
  • Hinweis: Technisch gesehen wird boaTOOLS nun alle manuell eingetragenen Kostenpositionen des Typs "2: offeriert" in der Projekt-Kostenübersicht zusammenrechnen.
  • Hinweis: Die Aufgaben haben den Aufgabenstatus "in Planung".
• 3: geplant
  Wenn alles korrekt verläuft hat der Kunde Ihre Offerte gutgeheissen und Sie können nun mit der Detailplanung fortfahren. Nun werden alle Aufgaben soweit ausgearbeitet und in weiteren Unteraufgaben beschrieben, damit ein ausführender Mitarbeiter so ein Aufgabenpaket als "mundgerechtes" Stück übernehmen und abarbeiten kann. Falls Sie als Projektleiter das Know-How zur Detaillierung der Aufgaben nicht besitzen, ziehen Sie ohne falsche Stolz Spezialisten hinzu. Sie helfen gerne wenn sie sehen, dass ein Projektleiter sauber plant und so spätere Fehler zu vermeiden hilft :-)
  Geben Sie auch an, bis wann die Erledigung eines Aufgabenpaketes zu erfolgen hat.
  
  • Ziel ist eine interne Feinkostenschätzung und eine detaillierte Terminplanung mit Meilensteinen. Wenn man mit dem Arbeiten einmal losgelegt hat, wird es schwierig die Notbremse zu ziehen.
  • Hinweis: Technisch gesehen wird boaTOOLS KrediAnfragen des Kostentyps "3: geplant", interne Kostenpositionen des Typs "3: geplant" und externe Kostenpositionen des Typs "3: geplant" in der Projekt-Kostenübersicht zusammenrechnen.
  • Hinweis: Die Aufgaben haben den Aufgabenstatus "in Planung".
• 4: effektiv, disponiert
  Nun wird gearbeitet. Sie als Projektleiter haben einzelne (oder alle) Aufgaben zur Abarbeitung Ihren Mitarbeiter übergeben, indem Sie die zu erledigenden Aufgaben auf den Status "freigegeben" umgestellt haben. Es wurden damit bei Ihren Mitarbeitern für die freigegebenen Aufgaben Pendenz in deren Pendenzenverwaltung erstellt. Die Mitarbeiter arbeiten nun und buchen Arbeitszeiten auf die Projektaufgaben. Diese Arbeitszeiten können Sie nun mit den geplanten Aufgabedauern immer mal wieder vergleichen und Sie sehen dann schnell und einfach, wenn die Mitarbeiter an gewissen Aufgaben mehr oder weniger Zeit aufwenden müssen, als Sie sich das bei der Planung vorgestellt hatten. Irren ist übrigens menschlich. Die Informationen zu Kosten und Terminen können Sie beim nächsten Projekt in Betracht ziehen um so Ihre Projekte immer besser und realistischer zu planen und somit Kosten und Termine besser einschätzen können.
  
  • Ziel ist eine laufende Projektüberwachung. Dem Auftraggeber können Sie so immer über die laufenden Arbeiten und den Projektstand informieren. Sie selber werden nicht von Kostenüberschreitungen überrascht.
  • Hinweis: Technisch gesehen wird boaTOOLS auf die Projektaufgaben gebuchte Arbeitszeiten, KrediBestellungen des Kostentyps "effektiv", interne Kostenpositionen des Typs "effektiv" und externe Kostenpositionen des Typs "effektiv" in der Projekt-Kostenübersicht zusammenrechnen.
  • Hinweis: Die Aufgaben haben den Aufgabenstatus "freigegeben" oder "in Bearbeitung" oder "erledigt".
    Der Aufgabenstatus wechselt automatisch auf "in Bearbeitung" und die Farbe der Projektaufgabe auf orange, sobald die Mitarbeiter Arbeitszeiten auf eine Projektaufgabe (respektive der davon für sie entstandenen Pendenz) buchen.
    Der Aufgabenstatus wechselt automatisch auf "erledigt" und die Farbe der Projektaufgabe auf grün, wenn die Mitarbeiter ihre Pendenz abgearbeitet haben und sie als "erledigt" markieren.
    Die Farbe der Projektaufgabe wechselt automatisch auf rot, wenn die Mitarbeiter ihre Pendenz nicht rechtzeitig abarbeiten konnten. Sie können dann als Projektleiter speziell auf den Mitarbeiter zugehen und das weitere Vorgehen besprechen.
• 5: verrechnet
  Spätestens wenn das Projekt fertig ist, oder aber bei Etappenzahlungen auch mal zwischendurch, werden Arbeitszeiten und Kosten dem Kunden verrechnet. Jene Mitarbeiterin oder jener Mitarbeiter, die oder der für die Projektabrechnung verantwortlich ist, wird nun eine DebiFaktura erstellen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
  
  • Entweder wird die DebiAuftragsbestätigung verwendet und daraus eine DebiFaktura erstellt. Die DebiFaktura wird nun frisiert, dem Projekt zugelinkt und auf den Kostenstatus "5: verrechnet" gesetzt.
  • Oder die Faktura wird säuberlich gemäss den eingetragenen Arbeitszeiten erstellt. In diesem Falle würden die Arbeitszeiten gleich auf "verrechnet" gesetzt. Wenn die zugehörige Pendenz fertig erledigt ist, wird boaTOOLS auch die entsprechende Projektaufgabe mit dem entsprechenden Kostenbetrag auf "5: verrechnet" setzen.
    In diesem Fall haben Sie natürlich die bessere Übersicht zum Stand des Projektes, was besonders dann wichtig ist, wenn die Projekte gross sind und Sie es mit Teilfakturen zu tun haben, wo Sie detaillierte Infos über den Verrechnungsstand brauchen, um zum Beispiel Liquiditätsplanung machen zu können.
  Im Projekt können die zugewiesenen Fakturen betrachtet und geöffnet werden.
• Ziel ist eine möglichst einfache Übersicht des finanziellen Projektstandes.
• Hinweis: Technisch gesehen wird boaTOOLS die DebiFakturen des Kostentyps "5: verrechnet", KrediBestellungen des Kostentyps "5: verrechnet", interne Kostenpositionen des Typs "5: verrechnet" und externe Kostenpositionen des Typs "5: verrechnet" in der Projekt-Kostenübersicht zusammenrechnen.