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Gutschriften verbuchen

Dies ist eine Anleitung zum Umgang mit Gutschriften, die Sie für Ihre Kunden ausgestellt haben und nun ausgebucht werden sollen.


Ausgangslage
Für einen Kunden (Debitor) wird eine Gutschrift erstellt. Dies kann zum Beispiel daher rühren, dass der Kunde auf eine vorangegangene Faktura zuviel einbezahlt hat. Die Erstellung der Gutschrift geschieht im boaTOOLS-Hauptmenü im Register "Finanzen":

Variante 1: Gutschrift mit einer offenen Debi-Faktura direkt verrechnen
In der Regel geht Ihr Kunde hin und wird bei einer von Ihnen später gestellten Faktura den Gutschrifts-Betrag einfach abziehen. Auf Ihr Bankkonto wird somit ein zu kleiner Zahlungsbetrag überwiesen.

Hinweis: Auch die offenen Posten sollten somit korrekt aufsummiert werden können. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Gutschrift werden Sie auf der Offenpostenliste die Gutschrift als Betragsminderung sehen.

Variante 2: Gutschrift entspricht exakt einer offenen Debi-Faktura

Variante 3: Gutschrift mit einer neu zu erstellenden Faktura im Voraus verrechnen
Falls Sie die Zahlungen besser im Griff haben möchten, können Sie die Gutschrift auch gleich mit einer Faktura verrechnen, die Sie einem Kunden neu erstellen. Auf Ihr Bankkonto wird somit ein exakter Zahlungsbetrag überwiesen und Sie haben die Verrechnung auch sauber dokumentiert.

Hinweis zu Offenpostenliste: Auch die offenen Posten sollten somit korrekt aufsummiert werden können. Zum Zeitpunkt des Absendens der Faktura werden Sie auf der Offenpostenliste die Gutschrift nicht mehr senden, sondern nur noch die um den Gutschriftsbetrag verringerte Faktura.

Hinweis zur MWSt: Da die Gutschrift aus einer früheren Faktura entstand, die beglichen wurde, wurde dort die MWSt beglichen. Ein einfacher Abzug in dieser neuen Faktura ist daher möglich. Ansonsten kann die MwSt über den Steuercode auf der Gutschriftsposition in der neuen Faktura angepasst werden.

Hinweis zum Lager:

Gutschriften und Mahnungen
Offene Gutschriften werden in die Mahnvorschläge einbezogen, damit Sie sehen, zu welchen zu mahnenden Kunden noch Gutschriften offen sind.

Sammelmahnung
Falls Sie eine "Sammelmahnung" erstellen, werden Ihnen die offenen Debi-Fakturen und die offenen Gutschriften untereinander aufgelistet.

Einzelmahnung
Falls Sie statt mit Sammelmahnungen mit der Funktion "Einzelmahnung" arbeiten, ist es nicht möglich, eine offene Gutschrift einer bestimmten Faktura zuzuweisen, um den "Mahnbetrag = Fakturatotal minus Gutschrifttotal" zu eruieren. Sie wissen im Voraus ja nicht, ob und auf welche offene Faktura Ihr Kunde die Gutschrift in Abzug bringt

Wir schlagen Ihnen vor, auf jeder Mahnung einen entsprechenden Vermerk zu platzieren, der den Kunden auf sein Gutschriftentotal hinweist. Dies lässt sich mit einer Steuervariable bewerkstelligen, die Ihr Systemintegrator Ihnen auf der Faktura platzieren kann.