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Gutschriften verbuchen
Dies ist eine Anleitung zum Umgang mit Gutschriften, die Sie für Ihre Kunden ausgestellt haben und nun ausgebucht werden sollen.
Ausgangslage
Für einen Kunden (Debitor) wird eine Gutschrift erstellt. Dies kann zum Beispiel daher rühren, dass der Kunde auf eine vorangegangene Faktura zuviel einbezahlt hat. Die Erstellung der Gutschrift geschieht im boaTOOLS-Hauptmenü im Register "Finanzen":
- Taste "Debi-Faktura" (für Kunden / Debitoren)
- Erstellen Sie einen neuen Datensatz des Typs "Gutschrift"
- Tragen Sie die von Ihnen gewünschten Gutschriftspositionen ein, drucken Sie die Gutschrift aus und senden Sie diese an Ihren Kunden.
Variante 1: Gutschrift mit einer offenen Debi-Faktura direkt verrechnen
In der Regel geht Ihr Kunde hin und wird bei einer von Ihnen später gestellten Faktura den Gutschrifts-Betrag einfach abziehen. Auf Ihr Bankkonto wird somit ein zu kleiner Zahlungsbetrag überwiesen.
- Buchen Sie zuerst den zu kleinen Zahlungsbetrag über das Zahlungsmodul wie gewohnt auf die entsprechende Faktura ein.
Buchungsart: "Bankeingang" mit dem entsprechenden Bank-Konto.
- Somit bleibt ein Rest-Saldo übrig. Dieser dürfte der in Abzug gebrachten Gutschrift entsprechen. Buchen Sie ebenfalls im Zahlungsmodul auf die entsprechende Faktura:
Buchungsart: "Gutschrift-Saldo" mit dem entsprechenden Debitoren-Konto, das in dieser Faktura verwendet wurde.
- Die Debi-Faktura sollte nun ausgebucht sein und einen Saldo 0 anzeigen.
- Nun muss noch die Gutschrift ausgebucht werden. Buchen Sie ebenfalls im Zahlungsmodul auf die entsprechende Gutschrift:
Buchungsart: "Gutschrift-Saldo" mit dem entsprechenden Debitoren-Konto, das in dieser Gutschrift verwendet wurde.
- Die Debi-Gutschrift sollte nun ausgebucht sein und einen Saldo 0 anzeigen.
Hinweis: Auch die offenen Posten sollten somit korrekt aufsummiert werden können. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Gutschrift werden Sie auf der Offenpostenliste die Gutschrift als Betragsminderung sehen.
Variante 2: Gutschrift entspricht exakt einer offenen Debi-Faktura
- Sie können die Debi-Faktura mit der Gutschrift verrechnen wie in Variante 1 beschrieben. Dies einfach ohne den Bankeingang natürlich.
- Alternativ können Sie auch einfach die entsprechende Debi-Faktura stornieren. Gehen Sie wie folgt vor:
- markieren Sie die zu stornierende Debi-Faktura
- wählen Sie über die Taste "Spezialfunktion" unter "Aufbereiten / Zuweisen" die Funktion "mark. Faktura stornieren"
- Wichtig: setzen Sie das richtige Datum. Die boaTOOLS schlagen Ihnen das Datum des Faktura-Drucks vor. Falls Sie sich in einer anderen Abrechnungsperiode (z.B. Monat oder Jahr) befinden, sollten Sie das Datum entsprechend anpassen, da dies weitreichende Auswirkungen auf die Buchungssätze und somit letztendlich auf Ihre FIBU hat!
Bitte lesen Sie auch die entsprechenden Bemerkungen in diesem Dialog!
- Die boaTOOLS erzeugen jetzt eine 2. Faktura mit geändertem Vorzeichen im Totalbetrag (normalerweise minus). Die stornierte Faktura wird auf "storniert" gesetzt (im Titel ebenfalls ersichtlich).
- Die boaTOOLS erzeugen alle notwendigen Buchungssätze, so dass Ihre FIBU entsprechend stimmt.
Variante 3: Gutschrift mit einer neu zu erstellenden Faktura im Voraus verrechnen
Falls Sie die Zahlungen besser im Griff haben möchten, können Sie die Gutschrift auch gleich mit einer Faktura verrechnen, die Sie einem Kunden neu erstellen. Auf Ihr Bankkonto wird somit ein exakter Zahlungsbetrag überwiesen und Sie haben die Verrechnung auch sauber dokumentiert.
- Erstellen Sie eine neue Faktura und fügen Sie jene Fakturapositionen ein, die Sie verrechnen möchten.
- Fügen Sie im Anschluss den Artikel "Gutschrift" ein (falls Sie keinen solchen Artikel in boaARTIKEL erfasst haben, erfassen Sie bitte zuerst einen solchen). Beschreiben Sie im Zusatztext, welche Gutschrift (mit Gutschriftnummer) Sie verrechnen und geben Sie den entsprechenden Betrag als Minus-Betrag ein. Somit wird die Gutschrift des Kunden vom Fakturatotal abgezogen
- Nun muss noch die Gutschrift ausgebucht werden. Buchen Sie ebenfalls im Zahlungsmodul auf die entsprechende Gutschrift:
Buchungsart: "Gutschrift-Saldo" mit dem entsprechenden Debitoren-Konto, das in dieser Gutschrift verwendet wurde.
- Die Debi-Gutschrift sollte nun ausgebucht sein und einen Saldo 0 anzeigen.
- Die Debi-Faktura kann nun dem Kunden gestell werden.
Hinweis zu Offenpostenliste: Auch die offenen Posten sollten somit korrekt aufsummiert werden können. Zum Zeitpunkt des Absendens der Faktura werden Sie auf der Offenpostenliste die Gutschrift nicht mehr senden, sondern nur noch die um den Gutschriftsbetrag verringerte Faktura.
Hinweis zur MWSt: Da die Gutschrift aus einer früheren Faktura entstand, die beglichen wurde, wurde dort die MWSt beglichen. Ein einfacher Abzug in dieser neuen Faktura ist daher möglich. Ansonsten kann die MwSt über den Steuercode auf der Gutschriftsposition in der neuen Faktura angepasst werden.
Hinweis zum Lager:
Gutschriften und Mahnungen
Offene Gutschriften werden in die Mahnvorschläge einbezogen, damit Sie sehen, zu welchen zu mahnenden Kunden noch Gutschriften offen sind.
- Falls der Totalbetrag der offenen Gutschriften den Totalbetrag der offenen Fakturen übersteigt, so werden die offenen Fakturen nicht zur Mahnung vorgeschlagen!
- Ist der Totalbetrag der offenen Gutschriften kleiner als der Totalbetrag der offenen Fakturen, werden die ALLE fälligen Fakturen zur Mahnung vorgeschlagen.
- Gibt es zu den zu mahnenden Kunden offene Gutschriften, werden diese Gutschriften auf der Mahnliste aufgeführt.
Sammelmahnung
Falls Sie eine "Sammelmahnung" erstellen, werden Ihnen die offenen Debi-Fakturen und die offenen Gutschriften untereinander aufgelistet.
- Klicken Sie dazu auf die Taste "Spezialfunktionen -> "Aufbereitung / Zuweisung" -> "Sammelmahnung pro Kunde aufbereiten.
Einzelmahnung
Falls Sie statt mit Sammelmahnungen mit der Funktion "Einzelmahnung" arbeiten, ist es nicht möglich, eine offene Gutschrift einer bestimmten Faktura zuzuweisen, um den "Mahnbetrag = Fakturatotal minus Gutschrifttotal" zu eruieren. Sie wissen im Voraus ja nicht, ob und auf welche offene Faktura Ihr Kunde die Gutschrift in Abzug bringt
Wir schlagen Ihnen vor, auf jeder Mahnung einen entsprechenden Vermerk zu platzieren, der den Kunden auf sein Gutschriftentotal hinweist. Dies lässt sich mit einer Steuervariable bewerkstelligen, die Ihr Systemintegrator Ihnen auf der Faktura platzieren kann.